كيف تستعد لمشروع أتمتة في شركتك؟

لست بحاجة إلى معرفة البرمجة لبدء مشروع أتمتة. عليك أن تعرف كيف تصف ما يحدث في العمل اليوم. وصف لاستفسار حقيقي واحد، دون تفاصيل شخصية، يعلمك أحياناً أكثر من قائمة الأدوات. أفضل تحضير هو شرح من يبدأ العملية، وماذا يحدث بعد ذلك، وأين يتوقف الفريق، وما الذي تود رؤيته في النهاية.

وصف يوم عمل واحد

اكتب مساراً قصيراً: "عميل يرسل رسالة؛ موظف يسأل عما يحتاجه؛ انتظار الإجابة؛ نسخ تفاصيل؛ تحويل إلى مدير؛ المدير يعود للعميل". حدد أين يوجد انتظار أو نسخ أو عدم وضوح. لا تحاول حل كل خطوة بعد. من المهم أولاً رؤية ما يحدث حقاً، بما في ذلك الاختصارات التي طورها الفريق بمرور الوقت.

جمع أمثلة دون كشف معلومات غير ضرورية

من المستحسن إحضار عدة أنواع من الحالات: حالة عادية، حالة تفتقر إلى التفاصيل، وحالة استثنائية. يمكنك حجب الأسماء والأرقام والتفاصيل الحساسة. تساعد هذه الأمثلة في التمييز بين قاعدة متكررة وموقف يحتاج إلى تدخل بشري. إذا كانت هناك وثيقة موجودة تحتوي على تعليمات للفريق، يمكنك الاستعانة بها لفهم اللغة والقواعد التي تعمل بالفعل في العمل.

مثال عملي: "نحن بحاجة إلى بوت"

هذه العبارة لا تقول بعد ما الذي يجب بناؤه. وصف أكثر فائدة هو: "تصل الاستفسارات في المساء؛ في الصباح لا يعرف الموظفون من تلقى إجابة بالفعل؛ نريد جمع نوع الطلب وتحويله إلى الشخص المناسب". الآن يمكن السؤال عن القنوات المشاركة، وما هي المعلومات الإلزامية التي يجب الحصول عليها، وما هي الخطوة التالية المطلوبة. قد يكون الحل عبارة عن بوت، نموذج، تغيير في عملية داخلية، أو مزيج منها.

ما الذي يجب اتخاذ قرار بشأنه قبل اقتراح حل؟

من المسؤول عن العملية في العمل؟ ما هي الأنظمة المستخدمة؟ ما هي الأذونات التي يمكن فحصها؟ هل توجد قيود على الخصوصية أو التنظيم؟ ما هي علامة النجاح في محاولة أولى؟ ليس عليك الإجابة على كل شيء فوراً، ولكن من الجيد معرفة الإجابات المفقودة. بهذه الطريقة، سيكون الحديث عن الميزانية ونطاق العمل أكثر استناداً إلى أساس متين.

هل تريد البدء؟ أرسل إلى BOT4U وصفاً لعملية واحدة كما تحدث اليوم، بما في ذلك مكان واحد حيث تتعثر. لا حاجة لإعداد مواصفات فنية.