كيف تعرف إن كانت تجربة الأتمتة الأولية مفيدة فعلًا؟

قد تبدو التجربة مبهرة ولكنها لا تغير يوم العمل. يقوم المشروع التجريبي الجيد باختبار عملية واحدة في العالم الحقيقي، ضمن حدود متفق عليها، ومقارنتها بالوضع السابق. قبل البدء، من المفيد تحديد ما يتم قياسه، ومن يقوم بفحص النتيجة، وما الذي سيُعتبر سبباً للتصحيح أو التوقف. لا تحتاج إلى أرقام كبيرة لتتعلم شيئاً مفيداً.

اختيار مؤشر مرتبط بالعمل

إذا كانت المشكلة هي الطلبات المفقودة، تحقق من عدد الطلبات التي وصلت إلى الشخص المسؤول مع وجود تفاصيل كافية. إذا كانت المشكلة هي نسخ المعلومات، تحقق من عدد المرات التي لا يزال يتعين فيها على الموظف النسخ أو التصحيح. إذا كانت المشكلة هي وقت الانتظار، يمكنك تتبع الوقت حتى الرد الأول وحتى المعالجة البشرية، دون الخلط بينهما. قم بقياس الجودة أيضاً: هل فهم العميل ما سيحدث الآن وهل حصل الفريق على السياق الصحيح.

مثال عملي: معالجة الطلبات الجديدة

قبل المشروع التجريبي، يقوم المدير بتحديد عدد الطلبات الجديدة التي تطلبت البحث في الرسائل أو طرح سؤال متابعة على العميل، وذلك لفترة متفق عليها. أثناء المشروع التجريبي، يجمع مسار جديد بعض التفاصيل وينقلها إلى الفريق. بعد ذلك، يتم فحص عينة من الطلبات: هل التفاصيل دقيقة؟ كم مرة كانت هناك حاجة للتصحيح؟ هل وصلت حالة استثنائية إلى شخص؟ إذا كان العمل اليدوي أقل يبدو ممكناً ولكن الجودة تضررت، فلا يزال هناك عمل للتصحيح قبل التوسيع.

لا تكتفِ بمؤشر واحد

مؤشر السرعة وحده قد يشجع على إعطاء ردود سريعة وغير مفيدة. مؤشر كمية الأتمتة لا يعني أنها جيدة. قارن بين الوقت، والدقة، وجهد الفريق، وتجربة العميل معاً. من المهم أيضاً حساب الحالات التي توقف فيها النظام وتحول إلى شخص؛ أحياناً يكون هذا هو التصرف الصحيح تماماً.

تلخيص قرار واضح

في نهاية المشروع التجريبي، يمكنك اختيار التوسع، أو إصلاح المسار، أو إعادة بعض الإجراءات للأشخاص، أو التوقف. سجل ما تم تعلمه، وما هي الحالات التي لم يتم تغطيتها، وما هو مطلوب قبل الاستخدام على نطاق أوسع. بهذه الطريقة، تقدم تجربة صغيرة أساساً لاتخاذ قرار، حتى لو لم ينجح كل شيء على الفور.

إذا كنت تفكر في عملية مؤتمتة أولى، أخبر BOT4U بالعمل الذي ترغب في اختباره وكيف تعرف اليوم أنه تم إنجازه بشكل جيد. يمكننا البدء بمؤشر بسيط يناسب عملك.