الأتمتة في مكتب المحاماة: فرز الاستفسارات وإعداد الملفات

تتلقى مكاتب المحاماة طلبات ووثائق في مواضيع مختلفة، أحياناً تحت ضغط الوقت. قد يستغرق الفرز الأولي، وفتح الملف، وجمع المواد وقتاً طويلاً قبل أن يبدأ المحامي في فحص المسألة ذاتها. يمكن أن تساعد الأتمتة في مكتب المحاماة في ترتيب هذا العمل، إذا تم التخطيط لها مع مراعاة السرية، والصلاحيات، والرقابة المهنية.

تلقي الطلب دون البت في مضمونه

في المرحلة الأولى، يمكن طلب تفاصيل أساسية: طريقة للتواصل، موضوع عام، ومدى إلحاح الطلب وفقاً لما يذكره مقدم الطلب. يجب توضيح ما سيحدث بعد الإرسال ومتى سيقوم شخص بمراجعة الطلب. يمكن للفرز الفني أن يساعد في التحويل إلى الفريق المناسب، لكن لا ينبغي له تقديم تقييم قانوني أو رد شخصي قبل المراجعة.

من المستحسن تحديد مسبق للطلبات التي تتطلب تدخلاً بشرياً فورياً، وتلك التي يمكنها الانتظار وفقاً لسير العمل المعتاد. صياغة الأسئلة مهمة: يجب أن تساعد في فهم الحاجة دون مطالبة مقدم الطلب بتقديم معلومات حساسة أكثر من اللازم في المرحلة الأولية.

الوثائق والملخص الأولي للعمل الداخلي

يمكن للنظام استقبال الوثائق، وربطها بالملف، وإعداد قائمة بالمواضيع أو ملخص أولي للمراجعة الداخلية. الملخص هو أداة عمل، وليس بديلاً عن قراءة الأصل. التواريخ، الأسماء، إصدارات الملفات، والتفاصيل التي قد تؤثر على المعالجة تتطلب فحصاً من قبل محترف. عندما لا يكون النظام متأكداً من تحديد الهوية، يجب عليه عرض ذلك بشكل صريح.

يجب تحديد الوصول إلى المواد وفقاً للمنصب والحاجة. من المهم معرفة من اطلع على وثيقة، ومن قام بتعديل بيانات، وأي الإصدارات تم حفظها. كما يجب أن يتوافق اختيار الموردين والأدوات للعملية مع متطلبات السرية وإجراءات المكتب.

فحص المسار على طلبات حقيقية

يمكن البدء بنوع شائع من الطلبات، ورسم المسار الذي تسلكه، وتحديد نقاط العودة: طلب وثيقة تم استلامها بالفعل، التحويل للشخص الخطأ، أو ملف تم فتحه بدون تفاصيل اتصال. بعد التطبيق الأولي، يتم فحص ليس فقط السرعة، بل أيضاً الدقة، والعبء على الموظفين، وتجربة مقدم الطلب.

الأتمتة الجيدة تترك للمحامي ملفاً أكثر تنظيماً وتبقي القرارات المهنية بين يديه.

هل ترغبون في تقليل العبء الإداري في المكتب؟ أخبروا BOT4U كيف يتحول الطلب لديكم إلى ملف، وسنقوم بتحديد مرحلة يمكن تنظيمها.