كيف تختار أول عملية تريد أتمتتها؟
عند سماع مصطلح الأتمتة، من السهل التفكير في تغيير العمل التجاري بالكامل. في معظم الحالات، من الأفضل البدء في مكان صغير يمكن فهمه واختباره. العملية الأولى الجيدة هي تلك التي تتكرر كثيرًا، وتستند إلى قواعد واضحة، وتستهلك انتباه الفريق، ولها نتيجة يمكن التعرف عليها. لا يجب أن تكون العملية هي الجزء الأغلى أو الأكثر إثارة للإعجاب في العمل التجاري.
البحث عن الاحتكاك اليومي
راجع يوم عمل عادي واسأل: أين يتم نسخ المعلومات مرتين؟ أي نوع من الاستفسارات يتلقى دائمًا نفس الأسئلة تقريبًا؟ في أي مرحلة ينتظر العميل لأن لا أحد يعرف من المفترض أن يتابع؟ أين يجب عليك مطاردة وثيقة أو موافقة؟ هذه علامات جيدة على عملية تستحق الاختبار.
لكل مرشح، اكتب البداية، ومراحل العمل، والنتيجة. على سبيل المثال: "تصل رسالة عبر WhatsApp؛ نطلب ثلاث تفاصيل؛ ننسق من سيرد على العميل". إذا لم تكن قادراً على وصف المسار في بضعة أسطر، فقد تحتاج العملية إلى تنظيم قبل أتمتتها.
مثال عملي: الاختيار بين مهمتين
يتلقى عمل تجاري يومياً أسئلة حول ساعات العمل، ويتعامل في الوقت نفسه مع شكاوى معقدة. الرد على ساعات العمل مرشح بسيط: هناك مصدر واحد للمعلومات وإجابة محددة. الشكوى المعقدة أقل ملاءمة لرد آلي كامل، ولكن يمكن جمع تفاصيل الحالة وإرسالها إلى ممثل. يمكن للمهمتين الاستفادة من الأداة، لكن مستوى المسؤولية الذي يمكن نقله إليها يختلف.
أربعة أسئلة قبل البدء
- هل هناك إجابة أو قاعدة متفق عليها لمعظم الحالات؟
- ما هي المعلومات المطلوبة لاتخاذ الخطوة التالية؟
- ماذا نفعل عندما تفتقر المعلومات أو تكون الحالة غير عادية؟
- كيف سنعرف أن العملية الجديدة تساعد: نسخ أقل، استفسارات أقل منسية، أو انتقال أكثر وضوحاً بين الأشخاص؟
لا داعي للوعد مسبقاً بعدد الساعات التي سيتم توفيرها. من الأفضل توثيق الوضع الحالي، وبناء تجربة محدودة، والمقارنة في الواقع. حتى نتيجة "هذه العملية غير مناسبة" تعد معرفة مفيدة قبل القيام باستثمار واسع النطاق.
إذا كان هناك في العمل التجاري عدة مهام متكررة ولا تعرف من أين تبدأ، أرسل وصفاً قصيراً لاثنتين أو ثلاث منها إلى BOT4U. يمكننا المساعدة في تحديد عملية أولى للاختبار.