معالجة الفواتير بالذكاء الاصطناعي: ما الذي يمكن تبسيطه وما الذي يحتاج مراجعة؟

تصل الفواتير إلى العمل من أماكن مختلفة وبتنسيقات متنوعة. بعضها يصل في ملف PDF، والبعض الآخر كصورة أو رابط في بريد إلكتروني. عندما يضطر الموظف إلى فتح كل ملف، ونسخ البيانات، والبحث عن الطلب المناسب، قد تتحول العملية إلى عبء يومي. يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في استقبال وتنظيم المعلومات، جنباً إلى جنب مع الفحوصات البشرية المناسبة.

ما الذي يمكن للنظام إعداده للفريق؟

يمكن لعملية آلية جمع الفواتير من قنوات محددة، وتحديد تفاصيل مثل اسم المورد، والتاريخ، ورقم المستند، والمبلغ، وإدخالها في سجل منظم. بناءً على الأنظمة الحالية، من الممكن مقارنة التفاصيل بطلب أو سجل موجود بالفعل في العمل. بهذه الطريقة، يصل الموظف إلى شاشة تكون فيها المعلومات مركزية والمستند الأصلي متاح للمراجعة.

من المهم أن نتذكر أن استخراج البيانات ليس موافقة محاسبية. فالملف غير الواضح، أو التنسيق غير المعتاد، أو الحقل غير الواضح تتطلب فحصاً. حتى مطابقة المبالغ لا تغني عن فحص طبيعة المعاملة والقواعد المهنية التي تنطبق عليها.

تحديد مسبق لموعد توقف العملية

قبل تشغيل مثل هذه العملية، من الجدير تحديد الحالات التي يتم تحويلها للمراجعة اليدوية: مستند مكرر، تفصيل مفقود، مبلغ مختلف عن المتوقع، أو مورد لم يتم التعرف عليه. بدلاً من محاولة إكمال المعلومات سراً، يجب أن يعرض النظام ما تم التعرف عليه، وما هو غير مؤكد، وما هو مطلوب من الشخص الذي يقوم بالمراجعة.

الصلاحيات والتوثيق مهمة أيضاً. من المسموح له برؤية الفواتير؟ من المسموح له بتغيير البيانات؟ هل من الممكن تتبع التصحيح الذي تم إجراؤه؟ تساعد الإجابات على هذه الأسئلة في جعل العمل مستقراً وواضحاً.

البدء بمثال حقيقي

يمكنك اختيار نوع واحد من الفواتير التي تصل بشكل متكرر، وفحص عدة أمثلة نموذجية وبعض الاستثناءات، وقياس الوقت المستغرق للتعامل معها قبل وبعد التغيير. إذا تم إنشاء تصحيحات أكثر من التوفير، يجب تغيير العملية قبل التوسع.

تعد أتمتة الفواتير مفيدة عندما تقدم للموظف معلومات منظمة وتسمح له بالتحقق مما هو مهم. يجب ألا تحجب الطريقة التي تم بها اتخاذ القرار.

هل تريد اختبار عملية استقبال الفواتير؟ شارك مع BOT4U مثالاً لمسار الفاتورة في شركتك، وسنقوم بتحديد مكان وجود العمل المتكرر.