Как подготовиться к проекту автоматизации бизнеса?

Не нужно знать код, чтобы начать проект автоматизации. Нужно уметь рассказать, что происходит в бизнесе сегодня. Описание одного реального обращения, без личных данных, часто учит большему, чем список инструментов. Лучшая подготовка — это объяснить, кто запускает процесс, что происходит дальше, где команда застревает и что вы хотели бы увидеть в конце.

Описываем один рабочий день

Напишите короткий маршрут: «Клиент отправляет сообщение; сотрудник спрашивает, что нужно; ожидание ответа; копирование данных; передача менеджеру; менеджер возвращается к клиенту». Отметьте, где есть ожидание, копирование или неясность. Не пытайтесь сразу решить каждый шаг. Важно сначала увидеть, что происходит на самом деле, включая сокращения, которые команда разработала с течением времени.

Собираем примеры без раскрытия лишней информации

Стоит привести несколько типов случаев: обычный случай, случай с нехваткой данных и исключительный случай. Можно скрыть имена, цифры и чувствительные детали. Такие примеры помогают отличить правило, которое повторяется, от ситуации, требующей человека. Если есть существующий документ с инструкциями для команды, можно воспользоваться им, чтобы понять язык и правила, которые уже действуют в бизнесе.

Практический пример: «Нам нужен бот»

Это утверждение еще не говорит о том, что нужно построить. Более полезное описание: «Запросы приходят вечером; утром сотрудники не знают, кто уже получил ответ; мы хотим собрать тип запроса и передать его нужному человеку». Теперь можно спросить, какие каналы вовлечены, какую информацию обязательно нужно получить и какой следующий шаг желателен. Возможно, решением будет бот, форма, изменение внутреннего процесса или их комбинация.

Что стоит решить до предложения решения?

Кто отвечает за процесс в бизнесе? Какие системы используются? Какие разрешения можно проверить? Есть ли ограничения по конфиденциальности или регулированию? Что является признаком успеха при первой попытке? Не обязательно отвечать сразу на все, но стоит знать, каких ответов не хватает. Так разговор о бюджете и объеме работы будет более обоснованным.

Хотите начать? Отправьте в BOT4U описание одного процесса в том виде, в котором он происходит сегодня, включая одно место, где он застревает. Нет необходимости готовить техническое задание.