Что такое автоматизация бизнеса и где она действительно помогает?

Автоматизация бизнеса — это способ перевести повторяющееся действие на четко определенный маршрут. Вместо того чтобы человек постоянно копировал одни и те же данные, искал, кто должен заняться обращением, и помнил о необходимости отправить обновление, вы определяете, что входит, что нужно проверить и что происходит дальше. Иногда такой путь включает в себя AI, а иногда достаточно простого соединения между системами. Цель состоит не в том, чтобы внедрять технологии везде, а в том, чтобы освободить время и внимание для работы, требующей участия людей.

Начинайте с работы, а не с инструмента

Предположим, что каждый день поступают обращения от клиентов. Команда открывает сообщение, спрашивает, что нужно клиенту, запрашивает контактные данные, копирует информацию в таблицу, а затем передает ее нужному человеку. Это цепочка действий, которую можно описать простыми словами. Только после того, как вы ее поймете, стоит решать, какие шаги следует автоматизировать.

Хороший вопрос для начала: Какое действие кто-то у нас делает почти одинаково снова и снова? Запишите ответ без использования таких слов, как «интеграция» или «модель». Например: «Мы задаем каждому новому клиенту одни и те же четыре вопроса».

Практический пример: обращение, поступившее, когда команда занята

В качестве примера: клиент пишет, что хочет получить коммерческое предложение. Система спрашивает, какая услуга требуется, каков масштаб проекта и как удобнее связаться с ним. Когда информация собрана, для команды создается задача с деталями и исходным сообщением. Если запрос является необычным или неясным, он передается человеку вместо того, чтобы получить выдуманный ответ. Это описание возможного процесса, а не обещание того, что каждая система, существующая в бизнесе, немедленно подключится к нему.

Что стоит оставить людям?

Переговоры, чувствительные решения, необычные жалобы и вопросы, на которые нет согласованного ответа, требуют суждения. Поэтому перед созданием автоматизации нужно определить, что ей разрешено делать, когда она должна остановиться и что человек должен увидеть, чтобы продолжить работу. Эти определения не менее важны, чем технические возможности.

Как проверить, подходит ли это для бизнеса?

Выберите один процесс и запишите, сколько раз он повторяется, кто занимается им сегодня, какая информация теряется по пути и что считается успешным завершением. Если на это сложно ответить, стоит описать работу перед покупкой инструмента. Если процесс ясен, можно продемонстрировать короткий путь и протестировать его как на обычных, так и на нестандартных случаях.

У вас есть работа, которая повторяется снова и снова? Опишите BOT4U, что происходит сегодня и как бы вы хотели, чтобы все происходило иначе. С этого момента можно вместе проверить, что именно стоит автоматизировать.