טיפול בחשבוניות בעזרת AI: מה ניתן לייעל ומה חייבים לבדוק?

חשבוניות נכנסות לעסק ממקומות שונים ובפורמטים שונים. חלקן מגיעות בקובץ PDF, אחרות כתמונה או כקישור במייל. כשעובד צריך לפתוח כל קובץ, להעתיק נתונים ולחפש את ההזמנה המתאימה, התהליך עשוי להפוך לעומס יומיומי. AI יכול לסייע בקליטה ובסידור המידע, לצד בדיקות אנושיות מתאימות.

מה המערכת יכולה להכין לצוות?

תהליך אוטומטי יכול לאסוף חשבוניות מערוצים מוגדרים, לזהות פרטים כמו שם ספק, תאריך, מספר מסמך וסכום, ולהכניס אותם לרשומה מסודרת. בהתאם למערכות הקיימות, אפשר להשוות את הפרטים להזמנה או לרישום שכבר נמצא בעסק. כך העובד מגיע למסך שבו המידע מרוכז והמסמך המקורי זמין לבדיקה.

חשוב לזכור שחילוץ נתונים אינו אישור חשבונאי. קובץ מטושטש, פורמט חריג או שדה שאינו ברור מחייבים בדיקה. גם התאמה בין סכומים אינה מחליפה בחינה של משמעות העסקה ושל הכללים המקצועיים שחלים עליה.

קובעים מראש מתי התהליך עוצר

לפני שמפעילים תהליך כזה, כדאי להגדיר אילו מקרים מועברים לבדיקה ידנית: מסמך כפול, פרט חסר, סכום שונה מהצפוי או ספק שלא זוהה. במקום לנסות להשלים מידע בסתר, המערכת צריכה להציג מה זוהה, מה לא בטוח ומה נדרש מהאדם שבודק.

גם הרשאות ותיעוד חשובים. מי רשאי לראות חשבוניות? מי רשאי לשנות נתונים? האם אפשר לעקוב אחרי תיקון שבוצע? תשובות לשאלות האלה עוזרות להפוך את העבודה ליציבה וברורה.

מתחילים בדוגמה אמיתית

אפשר לבחור סוג אחד של חשבוניות שמגיע בתדירות גבוהה, לבחון כמה דוגמאות טיפוסיות וכמה חריגות, ולמדוד כמה זמן לוקח לטפל בהן לפני השינוי ואחריו. אם נוצרו יותר תיקונים מאשר חיסכון, משנים את התהליך לפני הרחבה.

אוטומציה של חשבוניות מועילה כשהיא מציגה לאדם מידע מאורגן ונותנת לו לבדוק את מה שחשוב. היא אינה צריכה לטשטש את הדרך שבה התקבלה החלטה.

רוצים לבחון את תהליך קליטת החשבוניות? שתפו את Bot4U בדוגמה של מסלול החשבונית אצלכם, ונזהה היכן יש עבודה חוזרת.